Come leggere una fattura fornitore e salvare il margine

Una fattura del fornitore, per la maggior parte degli esercenti, è un foglio da controllare al volo nel totale e poi archiviare. Ma dentro quel foglio c'è l'informazione più importante per i tuoi conti: quanto ti costa davvero ogni cosa che usi. Se leggi la fattura solo dal totale, ti sfugge proprio il numero che decide il tuo margine, il costo reale per unità di ogni prodotto.

Vediamo come leggerla riga per riga e trasformarla in numeri utili.

Perché una fattura va letta, non solo pagata

Il margine di un piatto o di un prodotto nasce dalla differenza tra quanto lo vendi e quanto ti costa. Il "quanto ti costa" è scritto nelle fatture dei fornitori. Se non le leggi in profondità:

• non ti accorgi dei rincari finché non è troppo tardi;
• calcoli il food cost su prezzi vecchi o inventati;
• paghi errori (quantità sbagliate, prezzi diversi dal pattuito) senza vederli.

Leggere bene la fattura è la base di tutto il resto.

Le voci: come è fatta una fattura

Al di là del formato, quasi tutte le fatture hanno le stesse parti:

• Dati del fornitore e tuoi: anagrafica e partita IVA.
• Numero e data: servono per l'ordine cronologico e per l'IVA.
• Le righe dei prodotti: descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto, importo. È il cuore del documento.
• L'imponibile: la somma delle righe, IVA esclusa.
• L'IVA: calcolata sull'imponibile, spesso divisa per aliquota.
• Il totale documento: imponibile più IVA, cioè quanto paghi davvero.

La parte che conta per i tuoi costi è quella centrale: le righe prodotto.

Quantità e formato confezione: l'errore che costa margine

Qui si nasconde l'errore più frequente. Una riga dice "Olio EVO, 2 cartoni, 48,00 €". Ma un cartone quante bottiglie contiene? E ogni bottiglia quanti litri? Il prezzo che vedi è per cartone, non per litro. Se non scomponi il formato confezione, non conosci il costo reale dell'unità che usi in cucina.

Fai sempre attenzione a:

• unità di misura (pezzi, kg, litri, cartoni, colli);
• pezzi per confezione (quante bottiglie per cartone, quante buste per collo);
• peso o volume per pezzo.

È l'unico modo per passare dal "prezzo della confezione" al "costo della porzione".

Prezzo netto vs lordo (e l'IVA)

Sulle fatture trovi spesso prezzi "netti" e "lordi", e i due termini possono confondere.

• Netto può significare due cose: prezzo al netto degli sconti, oppure prezzo al netto dell'IVA (cioè l'imponibile). Guarda il contesto.
• Lordo di solito è il prezzo IVA inclusa, oppure prima degli sconti.

Per calcolare i tuoi costi usa sempre l'imponibile (IVA esclusa): l'IVA, se detraibile, non è un tuo costo, è una partita di giro. Prendere il totale IVA inclusa gonfia il food cost e ti fa vedere un margine sbagliato. Fai i conti sul netto d'imposta, sempre allo stesso modo.

Come risalire al costo reale per unità

Ecco il passaggio che conta. Il costo reale per unità è:

Costo unitario = importo della riga (imponibile, al netto degli sconti) ÷ quantità totale nell'unità che usi

Un esempio. Una riga: "Mozzarella fior di latte, 6 buste da 1 kg, 39,00 € (IVA esclusa)".

• Quantità reale: 6 buste × 1 kg = 6 kg.
• Costo al kg: 39,00 ÷ 6 = 6,50 € al kg.
• Se una pizza usa 150 g: 6,50 × 0,150 = 0,975 €, quasi un euro di sola mozzarella.

Ora quel numero puoi metterlo nel food cost. E la volta dopo, se la stessa busta arriva a 42,00 €, sai subito che il costo al kg è salito a 7,00 € e che ogni pizza costa qualche centesimo in più.

Controlla sempre queste cose

Prima di archiviare una fattura, un controllo veloce:

• I prezzi corrispondono a quelli pattuiti o all'ultimo ordine?
• Le quantità consegnate sono quelle fatturate?
• Gli sconti concordati ci sono tutti?
• L'aliquota IVA è corretta per ogni riga?
• Il totale torna con imponibile più IVA?

Cinque minuti a fattura ti evitano di pagare errori e di scoprire i rincari mesi dopo.

Dalla fattura al margine

Leggere bene una fattura non è un esercizio contabile fine a sé stesso: è il primo anello per proteggere il margine. È confrontando le fatture nel tempo che si notano i rincari dei fornitori prima che ti mangino il guadagno, prodotto per prodotto.

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