Come leggere una fattura fornitore e salvare il margine

Una fattura del fornitore, per la maggior parte degli esercenti, è un foglio da controllare al volo nel totale e poi archiviare. Ma dentro quel foglio c'è l'informazione più importante per i tuoi conti: quanto ti costa davvero ogni cosa che usi. Se leggi la fattura solo dal totale, ti sfugge proprio il numero che decide il tuo margine — il costo reale per unità di ogni prodotto.

Vediamo come leggerla riga per riga e trasformarla in numeri utili.

Perché una fattura va letta, non solo pagata

Il margine di un piatto o di un prodotto nasce dalla differenza tra quanto lo vendi e quanto ti costa. Il "quanto ti costa" è scritto nelle fatture dei fornitori. Se non le leggi in profondità:

• non ti accorgi dei rincari finché non è troppo tardi;
• calcoli il food cost su prezzi vecchi o inventati;
• paghi errori (quantità sbagliate, prezzi diversi dal pattuito) senza vederli.

Leggere bene la fattura è la base di tutto il resto.

Le voci: come è fatta una fattura

Al di là del formato, quasi tutte le fatture hanno le stesse parti:

• Dati del fornitore e tuoi: anagrafica e partita IVA.
• Numero e data: servono per l'ordine cronologico e per l'IVA.
• Le righe dei prodotti: descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto, importo. È il cuore del documento.
• L'imponibile: la somma delle righe, IVA esclusa.
• L'IVA: calcolata sull'imponibile, spesso divisa per aliquota.
• Il totale documento: imponibile più IVA, cioè quanto paghi davvero.

La parte che conta per i tuoi costi è quella centrale: le righe prodotto.

Quantità e formato confezione: l'errore che costa margine

Qui si nasconde l'errore più frequente. Una riga dice "Olio EVO — 2 cartoni — 48,00 €". Ma un cartone quante bottiglie contiene? E ogni bottiglia quanti litri? Il prezzo che vedi è per cartone, non per litro. Se non scomponi il formato confezione, non conosci il costo reale dell'unità che usi in cucina.

Fai sempre attenzione a:

• unità di misura (pezzi, kg, litri, cartoni, colli);
• pezzi per confezione (quante bottiglie per cartone, quante buste per collo);
• peso o volume per pezzo.

È l'unico modo per passare dal "prezzo della confezione" al "costo della porzione".

Prezzo netto vs lordo (e l'IVA)

Sulle fatture trovi spesso prezzi "netti" e "lordi", e i due termini possono confondere.

• Netto può significare due cose: prezzo al netto degli sconti, oppure prezzo al netto dell'IVA (cioè l'imponibile). Guarda il contesto.
• Lordo di solito è il prezzo IVA inclusa, oppure prima degli sconti.

Per calcolare i tuoi costi usa sempre l'imponibile (IVA esclusa): l'IVA, se detraibile, non è un tuo costo, è una partita di giro. Prendere il totale IVA inclusa gonfia il food cost e ti fa vedere un margine sbagliato. Fai i conti sul netto d'imposta, sempre allo stesso modo.

Come risalire al costo reale per unità

Ecco il passaggio che conta. Il costo reale per unità è:

Costo unitario = importo della riga (imponibile, al netto degli sconti) ÷ quantità totale nell'unità che usi

Un esempio. Una riga: "Mozzarella fior di latte — 6 buste da 1 kg — 39,00 € (IVA esclusa)".

• Quantità reale: 6 buste × 1 kg = 6 kg.
• Costo al kg: 39,00 ÷ 6 = 6,50 € al kg.
• Se una pizza usa 150 g: 6,50 × 0,150 = 0,975 €, quasi un euro di sola mozzarella.

Ora quel numero puoi metterlo nel food cost. E la volta dopo, se la stessa busta arriva a 42,00 €, sai subito che il costo al kg è salito a 7,00 € e che ogni pizza costa qualche centesimo in più.

Controlla sempre queste cose

Prima di archiviare una fattura, un controllo veloce:

• I prezzi corrispondono a quelli pattuiti o all'ultimo ordine?
• Le quantità consegnate sono quelle fatturate?
• Gli sconti concordati ci sono tutti?
• L'aliquota IVA è corretta per ogni riga?
• Il totale torna con imponibile più IVA?

Cinque minuti a fattura ti evitano di pagare errori e di scoprire i rincari mesi dopo.

Dalla fattura al margine

Leggere bene una fattura non è un esercizio contabile fine a sé stesso: è il primo anello per proteggere il margine. È confrontando le fatture nel tempo che si notano i rincari dei fornitori prima che ti mangino il guadagno, prodotto per prodotto.

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