Lieferantenrechnung lesen und Marge sichern

Eine Lieferantenrechnung ist für die meisten Betriebe ein Blatt, das man kurz im Gesamtbetrag prüft und dann ablegt. Doch in diesem Blatt steckt die wichtigste Information für deine Zahlen: was dich jede Sache, die du nutzt, wirklich kostet. Liest du die Rechnung nur über den Gesamtbetrag, entgeht dir genau die Zahl, die über deine Marge entscheidet — die echten Kosten pro Einheit je Produkt.

Sehen wir uns an, wie du sie Zeile für Zeile liest und in nützliche Zahlen verwandelst.

Warum eine Rechnung gelesen und nicht nur bezahlt wird

Die Marge eines Gerichts oder Produkts entsteht aus dem Unterschied zwischen dem Verkaufspreis und den Kosten. Das "was es kostet" steht in den Lieferantenrechnungen. Wenn du sie nicht gründlich liest:

• merkst du Preiserhöhungen nicht, bis es zu spät ist;
• berechnest du den Food Cost auf alten oder erfundenen Preisen;
• bezahlst du Fehler (falsche Mengen, andere Preise als vereinbart), ohne sie zu sehen.

Die Rechnung gut zu lesen, ist die Grundlage für alles Weitere.

Die Posten: wie eine Rechnung aufgebaut ist

Unabhängig vom Format haben fast alle Rechnungen dieselben Teile:

• Daten des Lieferanten und von dir: Name und USt-IdNr.
• Nummer und Datum: für die chronologische Ordnung und die Umsatzsteuer.
• Die Produktzeilen: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Rabatt, Betrag. Das ist das Herzstück.
• Der Nettobetrag: die Summe der Zeilen, ohne Umsatzsteuer.
• Die Umsatzsteuer: auf den Nettobetrag gerechnet, oft nach Satz getrennt.
• Der Gesamtbetrag: netto plus Umsatzsteuer, also was du wirklich zahlst.

Der Teil, der für deine Kosten zählt, ist der mittlere: die Produktzeilen.

Menge und Gebindeformat: der Fehler, der Marge kostet

Hier versteckt sich der häufigste Fehler. Eine Zeile sagt "Olivenöl — 2 Kartons — 48,00 €". Aber wie viele Flaschen enthält ein Karton? Und wie viele Liter jede Flasche? Der Preis, den du siehst, gilt pro Karton, nicht pro Liter. Wenn du das Gebindeformat nicht aufschlüsselst, kennst du die echten Kosten der Einheit nicht, die du in der Küche verwendest.

Achte immer auf:

• die Maßeinheit (Stück, kg, Liter, Kartons, Kolli);
• die Stück pro Gebinde (wie viele Flaschen pro Karton, wie viele Beutel pro Kollo);
• Gewicht oder Volumen pro Stück.

Nur so kommst du vom "Gebindepreis" zu den "Kosten der Portion".

Netto vs brutto (und die Umsatzsteuer)

Auf Rechnungen findest du oft "netto"- und "brutto"-Preise, und beide Begriffe können verwirren.

• Netto kann zweierlei bedeuten: Preis nach Abzug der Rabatte oder Preis ohne Umsatzsteuer. Achte auf den Zusammenhang.
• Brutto ist meist der Preis inklusive Umsatzsteuer oder vor Rabatten.

Für deine Kosten nimm immer den Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer): die Vorsteuer ist, wenn abziehbar, keine Kosten, sondern Geld auf der Durchreise. Den Bruttobetrag zu nehmen, bläht den Food Cost auf und zeigt dir eine falsche Marge. Rechne immer auf denselben Nettowert.

Wie du die echten Kosten pro Einheit findest

Hier kommt der entscheidende Schritt. Die echten Kosten pro Einheit sind:

Stückkosten = Betrag der Zeile (netto, nach Rabatten) ÷ Gesamtmenge in der Einheit, die du nutzt

Ein Beispiel. Eine Zeile: "Mozzarella Fior di Latte — 6 Beutel à 1 kg — 39,00 € (ohne USt.)".

• Echte Menge: 6 Beutel × 1 kg = 6 kg.
• Kosten pro kg: 39,00 ÷ 6 = 6,50 € pro kg.
• Braucht eine Pizza 150 g: 6,50 × 0,150 = 0,975 €, fast ein Euro nur an Mozzarella.

Diese Zahl kannst du nun in den Food Cost einsetzen. Und wenn derselbe Beutel beim nächsten Mal 42,00 € kostet, weißt du sofort, dass der Kilopreis auf 7,00 € gestiegen ist und jede Pizza ein paar Cent mehr kostet.

Prüfe immer diese Dinge

Bevor du eine Rechnung ablegst, eine kurze Kontrolle:

• Stimmen die Preise mit dem Vereinbarten oder der letzten Bestellung überein?
• Sind die gelieferten Mengen die berechneten?
• Sind alle vereinbarten Rabatte enthalten?
• Ist der Steuersatz je Zeile korrekt?
• Geht der Gesamtbetrag aus netto plus Umsatzsteuer auf?

Fünf Minuten pro Rechnung ersparen dir, Fehler zu bezahlen und Preiserhöhungen erst Monate später zu entdecken.

Von der Rechnung zur Marge

Eine Rechnung gut zu lesen, ist kein Selbstzweck: es ist das erste Glied, um die Marge zu schützen. Erst im Vergleich der Rechnungen über die Zeit erkennst du die Preiserhöhungen der Lieferanten, bevor sie deinen Gewinn auffressen — Produkt für Produkt.

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